Le secrétariat téléphonique est un poste indispensable au sein d’une entreprise. Il s’occupe généralement de la réception et du transfert des appels entrants d’une société. Depuis quelques années déjà, les entreprises sont nombreuses à recourir au service des agences spécialisées en secrétariat téléphonique. Sachant qu’elles n’ont pas les moyens techniques et humains pour l’entreprendre en interne, elles décident de déléguer cette tâche à des experts.
Des prestations professionnelles et efficaces
Une agence spécialisée en permanence téléphonique est en mesure de prendre en charge les communications entrantes d’une entreprise de manière professionnelle. Ce point positif est particulièrement occasionné par les agents qui la constituent. Généralement, ces derniers sont formés spécialement à l’accueil téléphonique. Ils ont une connaissance et une aisance professionnelle sur leur cœur de métier.
Ils respectent également les principales règles qui régissent le secteur. Dans la réalisation de leurs missions, ces experts mettent en œuvre des techniques efficaces pour un secrétariat téléphonique réussi. Leur gestion est d’autant plus optimisée par la personnalisation, la réactivité, la convivialité et la confidentialité.
Ces différents aspects permettent de soigner grandement l’image de la société cliente et aussi la fidélisation des clients. En plus de cela, ils procèdent aussi à la réalisation d’un « reporting » (communication des données) détaillé des échanges en utilisant des moyens technologiques derniers cris. Ils établissent l’historique et le stockage externalisé des données.
Des coûts abordables et une tarification souple
Opter pour une agence externe proposant un service de secrétariat téléphonique est une véritable solution abordable. D’ailleurs, y avoir recours est moins coûteux que de recruter des secrétaires à temps plein en interne. Ce qui permet de réaliser des économies. Ces dernières sont justifiées par l’absence de charges associées à la mise en place d’un service dédié en interne. Ces dépenses peuvent être liées aux frais de fonctionnement, charges sociales, achat d’équipements et de matériels divers…
Généralement, le coût des services auprès d’une agence de secrétariat téléphonique est variable. Tout dépend grandement du nombre de jours travaillés des télésecrétaires ou le nombre d’appels traités. La tarification peut être proposée sous forme de forfaits modulables. Les services peuvent être actifs une semaine par mois, quelques heures par semaines ou encore de manière ponctuelle. Pour résumer, le prix de la prestation est fonction des besoins de l’entreprise cliente.
La permanence et la flexibilité en tout temps
Sachant que le service d’accueil téléphonique externalisé est piloté par des experts, l’entreprise cliente bénéficie alors d’une grande disponibilité. En effet, les consommateurs peuvent être mis en relation avec celle-ci à tout moment. Il y aura toujours quelqu’un qui répondra aux appels. Cela diminue grandement les risques d’appels manqués.
Par conséquent, les appelants qui peuvent être des prospects, des clients ou des fournisseurs auront davantage confiance à la marque. De son côté, l’entreprise peut choisir d’activer le service sur une large plage horaire pour répondre aux besoins de ses contacts.
La flexibilité est aussi au rendez-vous puisque l’entreprise cliente a la possibilité de transmettre ou de rajouter des consignes en fonction de la situation. Le prestataire en secrétariat téléphonique propose effectivement un service sur-mesure qui prend en compte toutes les exigences souhaitées de ses clients.
Amélioration de l’image de la société
L’accueil téléphonique au sein d’une entreprise doit être disponible en permanence. De leur côté, les employés doivent se concentrer efficacement à leur cœur de métier. Dans ce cas, le traitement des appels téléphoniques peut avoir un effet sur ces différents aspects. La sonnerie du téléphone peut perturber et ralentir la production des équipes en interne.
Autant confier cette tâche à des professionnels du milieu pour éviter tout cela. C’est notamment le cas dans le domaine de la santé. Le praticien peut se concentrer davantage sur la consultation de ses patients lorsque les appels sont traités par des experts. De son côté, le médecin aura une bonne image auprès des clients, mais les appelants seront aussi bien accueillis par des professionnels.
Le secrétariat téléphonique externalisé apporte réellement accessibilité, professionnalisme et économie pour toutes les structures. Autant profiter de ces atouts pour assurer le développement et la pérennité de son entreprise.
